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有效利用时间

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青木仁志

有效利用会议时间

开会的目的是为了更好地开展业务。会议是交换商业信息的平台,也是工作中按组织程序解决问题的平台,是征得全体有关人员同意并拍板定夺的场所,更是切磋确定新创意的场所。

下面介绍让会议成为明确解决问题的关键所在的思路:

39简单的碰头会站着开。

40准备时间要充分,会议要尽量短。

41出席人数限定在最小范围。

42严守会议的开始和结束时间。

43会议主题要集中,明确并事先通知与会者。

44避免从外地召集人员到会,尽量采用电子信箱和电视会议。

45商业会谈或会议报告要根据充分准备的资料加以说明。

日常生活

人即使明知自己应立即去做什么,也往往难以付诸行动,总是以“最近”、“不久”等借口拖延开始实施的时间。时间是看似无限实际有限的存在。通过“空气”的例子来考虑设定时间构架的重要性,简单易懂。任何人都理所当然地认为空气是用不完的。实际上一旦没有了空气,一瞬间就可直接决定你的生死存亡。从日常生活的角度重新认识时间是非常必要的:

46养成早睡早起的习惯。

47避免上下班高峰带来的疲劳,注意提早上班。

48有选择地买书,不读没意义的书。

49掌握速读书报的方法。

50减少单纯交往的时间。

有效利用点滴时间

无论每天多忙,认真检查一下就会发现,从起床到出门、上班、上班途中、一项工作与另一项工作的间隙、工作与晚餐的间隙、回家的路上、一家人团聚到入睡前等等时间中,总是有10到15分钟左右的剩余时间。

很多人不去考虑如何有效地利用这些剩余时间,而是随意地将其打发掉。很多人认为这是在缓解紧张、消除疲劳。如果将这些零碎的时间累积起来,一天就会多出近1个小时的时间。一年下来就是365个小时,大约有近15天时间。我们决不能白白浪费掉这些宝贵的时间啊。为实现既定目标,应将这些剩余的时间认真地利用起来。

可以用这些时间阅读平时积攒的剪报。如发现其中有益策划和充实自己的内容,可以进一步整理分类,以便充分利用。还可以用这些时间给久疏问候的朋友打电话。虽然只是一个重温旧情的小举动,或许会从中获取到商机。可以用来重新整理积攒的名片。虽然交换名片的当时没有商机,但可能会重新发现对现在的工作可以提出新建议的同行。

这些你认为是散碎的时间虽然量很少,但是只要充分加以利用,就可成为你人生和工作中的财富。重复强调一下,不要让剩余时间白白溜掉。

有人会说:这么零碎的时间也去斤斤计较太没意思了。也有人会认为:我讨厌这样做,这样就成了时间的奴隶了。

我认为,因为你被时间降伏才会有这种感觉。巧妙利用时间的人,熟知如何将每天的工作依个人意愿分配到有限的时间轴中。他们会从中得到希望、快乐、期待,而不会感到任何痛苦。

当然这完全要靠自愿。因为每个人的情况和所处的环境不同。人生有时需要在忘我的境界中进行沉思的时间。重要的是要根据自己每天的情况来决定如何利用时间。

从有效地利用时间的观点讲,集中时间去完成一件事是一种有效率的方法。将几件事同时展开、全面推进也是一种方法。前者是设置一个不受任何外界干扰的时间段,以便集中精力全力以赴地完成一件工作,这样可以提高完成重要工作的效率。有的人很早来到公司,在确保没有电话和外人干扰的时间内完成重要的工作。与此相反,还有一种方法是在从事一项工作的同时,也做其他工作。如在上下班的地铁上读书看报,一边开车,一边听有助于提高自己的录音带等等。这也是一种利用时间的好方法。上卫生间和洗澡的时间也可以利用。

时间对我们每个人来讲都是有限的资源。但要想挤出时间,总还是有办法的。希望大家从时间管理的角度,重新考虑时间的使用方法。



 

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